Liiketoiminnassa joudumme usein nopeuttamaan keskusteluja ja asiointia asiakkaiden kanssa.Mutta joitain keskustelun pikanäppäimiä ei vain pitäisi käyttää.

Tekstin ansiosta lyhenteet ja lyhenteet ovat nykyään yleisempiä kuin koskaan.Etsimme melkein aina pikakuvaketta, olimmepa sitten sähköpostia, chattaimassa, juttelemassa asiakkaiden kanssa tai lähettämällä heille tekstiviestejä.

Mutta lyhennettynä on vaaroja: Monissa tapauksissa asiakkaat ja kollegat eivät ehkä ymmärrä lyhyempää versiota, mikä aiheuttaa viestintävirheitä ja menetettyjä mahdollisuuksia luoda upea kokemus.Asiakkaat saattavat tuntea, että puhut heidän ylä-, ala- tai ympärillään.

Yritystasolla "tekstipuhe" tulee epäammattimaiseksi lähes kaikissa tilanteissa ystävällisen matkapuhelinpilailun ulkopuolella.

Itse asiassa huono kirjallinen viestintä asiakkaiden ja kollegoiden kanssa voi jopa vaarantaa uran, Center for Talent Innovationin (CTI) tutkimus totesi.(Huomaa: Kun sinun on käytettävä lyhenteitä, edellinen virke on esimerkki siitä, kuinka se tehdään hyvin. Viittaa koko nimeen ensimmäisessä maininnassa, kirjoita se lyhenteenä suluissa ja käytä lyhennettä koko kirjoitetun viestin loppuosassa.)

Vältä siis seuraavia asioita, kun on kyse asiakkaiden kanssa kommunikoinnista minkä tahansa digitaalisen kanavan kautta:

Puhtaasti tekstiviestiä

Mobiililaitteiden ja tekstiviestien kehityksen myötä on syntynyt monia niin sanottuja sanoja.Oxford English Dictionary on tunnistanut joitain yleisiä tekstilyhenteitä, kuten LOL ja OMG.Mutta se ei tarkoita, että ne kelpaavat liikeviestintään.

Vältä näitä yleisimmin käytettyjä lyhenteitä kaikessa sähköisessä viestinnässä:

• BTW - "Muuten"
• LOL nauraa ääneen"
• U - "Sinä"
• OMG - "Voi luoja"
• THX - "Kiitos"

Huomautus: Koska tiedoksianto oli olemassa yritysviestinnässä kauan ennen tekstiviestejä, se on edelleen hyväksyttävää.Muutoin kerro vain, mitä todella haluat sanoa.

Epäselvät termit

Sano tai kirjoita ASAP, ja 99 % ihmisistä ymmärtää, että tarkoitat "mahdollisimman pian".Vaikka sen merkitys ymmärretään yleisesti, se merkitsee itse asiassa hyvin vähän.Yhden ihmisen mielipide ASAPista on lähes aina aivan erilainen kuin sen lupaava henkilö.Asiakkaat odottavat aina, että ASAP on nopeampi kuin mitä voit toimittaa.

Sama koskee EOD:ta (päivän loppu).Päiväsi voi päättyä paljon aikaisemmin kuin asiakkaan.

Siksi ASAP, EOD ja näitä muita moniselitteisiä lyhenteitä tulee välttää: NLT (viimeistään) ja LMK (ilmoita minulle).

Yrityksen ja toimialan ammattikieltä

"ASP" (keskimääräinen myyntihinta) saattaa olla yhtä suosittu työpaikallasi kuin sanat "lounastauko".Mutta sillä ei todennäköisesti ole juurikaan merkitystä asiakkaille.Kaikki sinulle yleiset ammattislanget ja lyhenteet – tuotekuvauksista valtion valvontaelimiin – ovat usein vieraita asiakkaille.

Vältä ammattikieltä käyttämästä puhuessasi.Kun kirjoitat, on kuitenkin OK noudattaa edellä mainitsemaamme sääntöä: kirjoita se ensimmäisellä kerralla, laita lyhenne suluihin ja käytä lyhennettä, kun se mainitaan myöhemmin.

Mitä tehdä

Pikakuvakekieli – lyhenteet, lyhenteet ja ammattislang – tekstiviesteissä ja sähköpostissa on OK tietyissä tilanteissa.Pidä vain nämä ohjeet mielessä:

Kirjoita vain se, mitä sanot ääneen.Kiroisitko, sanoisitko LOL tai jakaisitko jotain luottamuksellista tai henkilökohtaista työtovereiden tai asiakkaiden kanssa?Luultavasti ei.Joten pidä myös nämä asiat poissa kirjallisesta ammattiviestinnästä.

Varo sävyäsi.Saatat olla ystävällinen asiakkaiden kanssa, mutta et todennäköisesti ole ystäviä, joten älä kommunikoi kuten kommunikoit vanhan kaverin kanssa.Lisäksi liikeviestinnän tulee aina kuulostaa ammattimaiselta, vaikka se olisi ystävien kesken.

Älä pelkää soittaa.Ajatus tekstiviesteistä ja useimmissa tapauksissa sähköpostista?Lyhytisyys.Jos haluat välittää useamman kuin yhden ajatuksen tai muutaman lauseen, sinun pitäisi luultavasti soittaa.

Aseta odotukset.Kerro asiakkaille, milloin he voivat odottaa sinulta teksti- ja sähköpostivastauksia (eli vastaatko viikonloppuisin vai aukioloaikojen jälkeen?).

Kopioi Internet-resursseista